Управление на складовите запаси

Използването на системата 1С:Enterprise ERP в управлението на складовете и материалните запаси позволява ефективно да се организира складовото стопанство като предоставя оперативна и разгъната информация на ръководството на компанията. 

1С:Enterprise ERP предоставя възможност да се:

• осъществява управление на стоково-материалните ценности (СМЦ) във всички складове;
• организира разделна отчетност на собствените стоки, стоките, приети и предадени за реализация, оборотния амбалаж;
• осъществява контрол и отчетност на серийните номера, сроковете на годност и сертификатите за качество;
• задават и отчитат произволни характеристики на стоките (цвят, размер и др.);
• комплектуват и разкомплектуват СМЦ;
• резервират СМЦ. 

Системата позволява поддържането на различни видове запаси. Номенклатурата на стоките може да се групира по всякакъв начин като няма ограничение за броя на групите и подгрупите. Всяка позиция от номенклатурата се характеризира с базова мерна единица, като освен нея позицията може да има и необходимия брой други мерни единици. За всяка позиция може да се укаже дали това е покупна стока или се произвежда от оранизацията. В системата освен материалите, суровините, полуфабрикатите и готовата продукция, могат да се въведат като групи и номенклатурни позиции оборотния амбалаж и оказваните от организацията услуги. За всяка номенклатурна позиция може да бъде добавено изображение - картинка, чертеж и т.н. 

В системата има възможност за поддъжане на списък на всички места за съхранение на материалите и готовата продукция без ограничение на броя и нивата на групите и подгрупите. Всеки елемент в системата описва някакво физическо място за съхраняване - хале, площадка, стая и т.н. Управлението на складовите запаси се извършва от гледна точка на физическото разположение на склада. Складовете в системата могат да се обединят в групи за достъпност - за всеки потребител на системата може да се определи собствена група на достъпност до даден склад или складове. 

Системата не поставя никакви ограничения относно принадлежността на даден артикул към точно определен склад. Различни количества от даден материал може да има в различните складове на организацията. Справките за запасите показват както какво количество от даден материал има във всеки склад, така и какво количество от всяка номенклатурна позиция има в даден склад. 

Предвидена е възможност за партидна отчетност на доставяните материали, складовите запаси и крайните изделия. Понятието партида обединява в себе си партидния номер, номер и дата на сертификата (ако се изисква такъв), както и срока на годност. Всяка партида материали получава номер в момента на постъпването си в склада. Партидния номер е уникален. За всяка номенклатурна позиция, остатъците от всичките й партиди дават общия й остатък на склад. Партидния номер се отбелязва във всички документи, съпровождащи движението на партидата - приход в склада, разход на склада, изписване, преместване в производството. Съществува двустранна проследимост по партиди - във всеки един момент може да се проследи дадена крайна продукция от кои партиди материали е произведена. 

За установяване качеството на постъпилите стоки може да се използва вътрешна или външна сертификация. Вътрешната сертификация се използва когато постъпващите стоки подлежат на оценка от самата организация. Външната сертификация се използва за регистрация наличието на сертификат на доставяните материали. Основната единица, върху която се назначава сертификация, е номера на партидата материали или готова продукция. В случай, че дадена стока изисква сертификат за качество, а такъв не е въведен, системата няма да позволи реализацията й, докато не се регистрира сертификата. Конкретните показатели нормални и лимитни стойности за дадени номенклатури и партиди могат да се добавя допълнително. Възможно е също и прилагането на файл, съдържащ конкретния сертификат. 

Извършваните инвентаризации могат да се регистрират в системата. Данните в инвентаризационната ведомост се попълват автоматично от системата по остатъците в склад, след което може да се разпечатат документи Сравнителна ведомост и Инвентаризационен опис. При наличие на разминаване на данните от системата и фактически установените количества, в системата се регистрират съответните документи за заприходяване или за изписване на стоки, за да се актуализират наличностите. 

Системата предоставя възможност за прехвърляне на стоки между отделните складове на организацията. Прехвърлянето може да се извършва и на основание на направени вътрешни поръчки от складовете и подразделенията за доставка на определени стоки и материали като във всеки един момент може да се анализират направените поръчки и да се проследи тяхното изпълнение. Предвидена е също възможността за поетапно оформяне преместването на стоките от един склад в друг, като се отчита териториалната отдалеченост на складовете. 

Всички складови операции се отразяват чрез съответните документи. С помощта на широко използвани механизми за автоматично въвеждане на данни максимално се улеснява работата на потребителите. Счетоводните операции също се формират автоматично. При въвеждане на конкретна номенклатура в даден документ системата попълва счетоводните сметки за отчет, за ДДС и други по подразбиране съгласно зададени предварително правила и при регистрацията на документа се формират счетоводните операции.

При автоматичното попълване на счетоводните сметки те се попълват по подразбиране от специален списък, намиращ се в системата: 

Благодарение на принципа за автоматично попълване може да се раздели работата по отчетността на СМЦ между счетоводителите и другите служители в организацията. Например счетоводителите осъществяват общото методично ръководство, контролират и управляват списъците, изпозлвани за автоматично попълване на счетоводните сметки в документите за отчет на движенията на СМЦ. А служителите, отговарящи за регистриране движенията на СМЦ, попълват документите с наименования на СМЦ, контрагентите и друга информация, след което счетоводните операции се формират автоматично при регистрация на документа според правилата, зададени от счетоводителите.

В системата се поддържат следните способи за оценка на стоково-материалните запаси:

• по метода на първа входяща-първа изходяща стойност (FIFO);
• по метода на последна входяща - първа изходяща стойност (LIFO);
• по средно претеглена стойност.

Системата позволява отчитането на различни видове разходи за придобиване на СМЦ - транспортни разходи, разходи за съхраняване, за заплащане на мита и акцизи, за услуги както от собственни, така и от стрнични организации и т.н. Тези разходи могат да бъдат отнесени към себестойността на стоките. В зависимост от характера на косвените разходи разпределението им може да се изчислява пропорционално на стойността на постъпващите стоки, теглото или количеството на стоките. 

Чрез предоставените справки може да се получи информация за състоянието на складовите запаси във всякакви аналитични разрези с висока детайлизация: до ниво характеристика на стоките (цвят, размер, габарити и т. н.), или до ниво серийни номера и срок на годност на стоките. Предвидена е справка за оценка на стойността на складовите запаси по себестойност и потенциален обем на продажбите на производствени цени. Средствата за статистически контрол на запасите позволяват да се оцени "привлекателността" на всяко изделие по неговия дял в оборота или печалбата на предприятието (АВС-анализ), стабилността на продажбите (ХУZ-анализ).