Съставяне на бюджети, контрол на изпълнението им и анализ на отклоненията

Системата предоставя възможност за финансово планиране на организацията, включително планиране на движението на средствата на организацията, мониторинг на реалната дейност в тези раздели, в които се е извършило планиране, съставяне на общ отчет по резултатите на мониторинга, контрол на заявките за средства; финансов анализ; анализ на приходите и анализ на отклоненията на планираните и реалните данни.

Финансовото планиране в системата се осъществява с помощта на бюджетни операции. Резултатите от финансовото планиране могат да бъдат изобразени с помощта на различни бюджети. Бюджета представлява отчет по избран определен способ на бюджетните статии. Например, в бюджета за движение на паричните средства се включват тези бюджетни статии, които влияят на движението на паричните средства, а в бюджета за приходите и разходите се включват операциите, влияещи на приходите и разходите на организацията.

С инструментите на системата може да се настрои цяла система от бюджети, както по отделни направления на дейността (покупки,  продажби, разходи), така и за отделни подразделения на организацията.

Източниците на данни за формиране бюджетите могат да бъдат бюджетни сметки или бюджетни статии, конкретната информация за които се получава от въведените за целите на останалите подсистеми документи за покупки, продажби, разходи и счетоводни операции. Данните от всеки вид могат да се обединяват в групи, образувайки йерархична структура на бюджета. За всеки ред от бюджета се посочва дали сумата в него ще се изважда или ще се добавя при формиране на обща сума. 

Процеса на бюджетно планиране представлява формиране на бюджетни операции (за автоматизацията могат да се използват данни от друг, крупен сценарий, а също така фактическите данни от управленската и/или счетоводна отчетност) и след това  формиране на бюджета. След като се прегледат резултатите, някои от бюджетните операции могат да бъдат коригирани и отново да се сформира бюджета. 

Системата предоставя удобни средства за преход от преглед на бюджета към корекция на отделни бюджетни операции. С последователни кликвания с мишката може от формираният бюджет да се отвори списък с обороти по конкретна статия на бюджета, след това от този списък да се отвори конкретната бюджетна операция. 

Една от задачите на бюджетирането е контрола над показателите на финансово-стопанската дейност на предприятието. Контролираните показатели са два вида: целеви и ограничаващи. Целеви показатели са ориентири за постигнати цели. За главен целеви показател на финансово стопанската дейност може да се смята общата сума на прихода, получен от основната дейност на предприятието. Ограничаващите показатели са лимити за изразходване на ресурси на предприятието.

Контролируемите показатели се използват при планиране на обороти по бюджетните статии или при фактически разход на средства.

• Първият метод, планиране на обороти по статии, предвижда контрол в процеса на съставяне на нов бюджет с цел ограничаване на оборотите на някои статии. Условията за контрол могат да се смекчат по няколко начина: да се укаже, че само няколко статии обороти подлежат на контрол; да се допусне някакво превишаване на оборотите над лимитите; да се ограничи действието на контрол само в даден времеви интервал. Подобен контрол е полезен при съставянето на уточнен бюджет на основата на крупен бюджет.
• Вторият метод, контрол на фактическото изразходване на средства, предвижда взаимодействие на подсистемата за бюджетиране с подсистемата за управление на паричните средства. В системата съществува възможност за въвеждане на заявки за разход на парични средства. Тези заявки може да се прикрепят към бюджета и преди записа им в информационната база автоматично ще се анализира тяхното съответствие с ограниченията, зададени в бюджета. Ако се установи, че изпълнението на заявката ще доведе до превишаване на ограниченията, то тази заявка няма да бъде записана в системата. 

Движенията на паричните средства на предприятието се планират чрез въвеждане на т.нар. бюджетни операции. 

Бюджетната операция е аналогична на счетоводната операция, но докато счетоводната операция отразява вече приключили събития, то бюджетната операция се използва за планиране на предстоящи събития, свързани със стопанската дейност на предприятието.

Бюджетните операции могат да се създават чрез копиране на данни от по-рано създадени бюджетни операции и/или на основата на фактическите данни от управленския и счетоводния отчет. 

В 1C:Enterprise ERP могат да се задават зависимости между бюджетните операции. Например при въвеждане на оборот по дадена бюджетна статия, която е в качеството си на влияеща, то програмата автоматично ще сформира оборотите по останалите бюджетни статии, които сме посочили като зависими от нея.  

Подсистемата Бюджетиране предоставя редица справки като Обороти по бюджета, Обороти по бюджетни статии, Сравнителен анализ на бюджетни обороти, Сравнителен анализ на остатъци по бюджетни сметки. Изключително полезна е справката Финансов анализ на данни от бюджетирането.

Този анализ се състои от следните раздели:

• Аналитичен баланс;
• Анализ на ликвидността и платежоспособността;
• Отчет за приходи и разходи;
• Анализ на оборота на пасивите и активите;
• Анализ на приходите и рентабилността;
• Анализ на ефективността от използването на капитала;

Всеки раздел на анализа може да се разглежда като отделна справка. Извеждането на едни или други раздели се извършва директно от екрана на самия анализ: