Планиране и управление на продажбите

Важен аспект от дейността на организациите е управлението на поръчките на клиентите и продажбите чрез планиране и анализ на реалните показатели в различни аналитични разрези. 

Използването на системата 1C:Trade ERP позволява да се повиши ефективността на търговската дейност. Подсистемата за управление на продажбите осигурява непрекъсната автоматизация на процеса на продажби на стоки. Чрез  средствата за планиране и контрол на продажбите, системата подпомага решаването на задачите по управлението на клиентските поръчки. Поддържат се различни схеми за продажба на продукция и стоки - от склад и по поръчка, продажба на кредит или предплатена продажба, продажба на стоки на консигнация, реализация чрез посредник и т.н. 

Подсистемата за планиране на проджбите е предназначена за планиране на:

• обемите на продажбите в количествено и стойностно изражение, в това число въз основа на данни за продажбите за предишни периоди, информация за текущите складови наличности и получените за планирания период поръчки от клиенти;
• продажните цени, като се отчита информацията за текущите цени на компанията и конкурентите;
• себестойността на продажбите, с оглед информацията за цените на доставчиците, планираната или реалната себестойност на стоките за определен период. 

Планирането на продажбите може да се извършва както за цялата организация, така и по подразделения или групи подразделения, за отделни стоки и групи стоки, за определени категории клиенти (по региони, по видове дейност и т.н.). Възможна е  консолидация на отделните планове в общ план на продажбите на организацията. 

За ускоряване на процеса за подготовка на плановете за продажби може да се използва специалния инструмент, предоставен в системата "Помощник за планиране": 

По зададените в Помощника критерии, автоматично се попълва плана за продажбите, като след това той може да бъде коригиран. 

Планирането може да се извършва с отчитане на времето от един ден до една година, което позволява:

• преход от стратегически планове към оперативни, съхранявайки при това информацията за показателите, заложени на всеки етап от планирането;
• да се извършва планиране с отчитане на сезонните колебания в търсенето.

За контрол на изпълнението на разработените планове в системата са предвидени средства за сравнителен анализ на данните за планираните и реално осъществените продажби. 

В системата 1C:Trade ERP могат да се създават както оферти, така и версии на офертите. Всяка оферта и версия на оферта има срок на валидност, в който трябва да се сключи договор. Ако в този срок не се сключи договор и не се направи поръчка, офертата се счита за невалидна. 

На основата на оферта може да се създаде клиентска поръчка, при което данните от офертата автоматично се попълват в поръчката, като при необходимост могат да бъдат коригирани и допълвани. Поръчката се съставя на база оформен договор с клиента, което позволява всички цени и условия по договора да се прехвърлят автоматично в поръчката. 

Изпълнението на поръчките точно в срок и прозрачността на хода на изпълнението на всяка поръчка постепенно става все по-важен аспект от дейността на много търговски организации. Функционалността по управление на поръчките, реализирана в системата, позволява оптимално да се разпределят поръчките в съответствие с приетата в компанията стратегия на изпълнение на поръчките и схемите за работа. 

Всички етапи на движението на поръчките и евентуалните им корекции се фиксират в системата със съответните документи. Мениджърът по продажбите може във всеки един момент:

• да получи пълна информация за хода на изпълнението на поръчките;
• да проследи историята на взаимоотношенията с клиентите;
• да оцени ефективността и надежността на работата с клиентите.

Чрез средствата, предоставяни от 1C:Trade ERP поръчаните от клиентите стоки могат както да се резервират на склад, така и да се резервират в направените поръчки за доставка. 

Във всеки един момент може да се проследят резервираните в складовете стоки и да се види по коя поръчка и за кой клиент са резервирани. 

При закриване на поръчките, резервираните по тях стоки ще се освободят за други поръчки и продажби. При закриване на дадена поръчка може да се укаже причината за закриването й, след което на база на тази информация да се извеждат справки и да се анализират причините за закриване на поръчките. 

Експедицията на стоки по поръчка се оформя с документ Реализация на стоки, който също може да се въведе въз основа на офертата или поръчката и автоматично пренесените данни при необходимост могат да се променят и допълват. Фактурирането се осъществява директно от документа за продажба, което улеснява потребителите, тъй като всички данни за фактурата се получават автоматично от системата.

При изпълнение на направените поръчки, системата автоматично проверява наличността в склада и задълженията на клиента. При нарушаване на условията, зададени за конкретния клиент, системата известява потребителя, че продажбата не може да бъде извършена: 

Информацията за кредитните лимити и условията на плащане се задава за всеки договор с клиент. За всеки клиент могат да бъдат оформени неограничен брой договори и проведените с клиента операции могат да се разнесат по различните договори в зависимост от смисъла на конкретната операция. Например по един договор може да се отнесе продажбата на стоки на кредит, а по друг - продажбата на стоки с авансово плащане. Това позволява да се видят не просто крайните резултати от сделките с даден клиент, а да се следи и текущото състояние на всяка конкретна сделка. 

Анализ на продажбите може да се извърши чрез справка за реализираните продажби или чрез ABC анализ на продажбите. В справката за реализираните продажби могат да се визуализират както продадените количества от групи артикули и артикули, така и получените суми от групи клиенти и клиенти. ABC анализът най-общо е предназначен за оценка на конкретния принос на някакъв параметър от дейността на организацията към общия. Чрез този метод може да се правят рейтинги на групите стоки, стоки, клиенти или групи клиенти. Също така с ABC анализа може да се определи и приноса на всеки отделен служител от отдел Продажби към всички реализирани продажби.

За всеки клиент може да се задава важност, определена чрез ABC анализ на клиентите, както и стадий на взаимоотношение - постоянен, еднократен или потенциален клиент. Важността и стадия на взаимоотношение могат да се актуализират по всяко време чрез оформяне на съответния документ - АBC класификация или Класификация на клиентите по стадий на взаимоотношения. 

В системата може да се зададе основен мениджър по продажбите, който отговаря за взаимоотношенията на организацията със съответния клиент, като по този начин ръководството може да контролира работата на всеки служител от отдел Продажби чрез справка Показатели за работата на мениджърите.

За организациите, разполагащи със собствени магазини и търговски обекти за продажба на дребно, в системата са предвидени възможности за управление на търговията на дребно. Търговия на дребно може да се извършва от всеки склад - на едро, на дребно или от неавтоматизиран търговски обект. Отчетът на стоките в неавтоматизираните търговски обекти се извършва по фиксирани цени на дребно. Реализирана е възможност за включване на търговско оборудване: скенери, терминали за сбор на данни, дисплеи за клиента, електронни везни, касови апарати в режимите "фискален принтер", "on-line" и "off-line".

Може да се извършва оценка на запасите по цени на дребно, да се сравняват обемите и печалбата от продажбите в различните магазини (търговски обекти), да се контролират постъпленията от приходите в магазините и търговските обекти. 

Системата поддържа редица справки, свързани с продажбите, като: Планове за продажби, Анализ на изпълнението на плана за продажби, Поръчки от клиенти, Ведомост по поръчки от клиенти, Анализ на клиентските поръчки, Анализ на причините за закриване на поръчки, Продажби, Диаграма на продажбите, Брутна печалба, ABC анализ на продажбите, XYZ анализ и други.