Планиране и управление на доставките

1C:Trade ERP осигурява информацията, необходима за своевременното вземане на решения за попълване на складовите запаси, за снижаване на разходите за закупуване и ясна организация на взаимодействие с доставчиците. 

Системата предоставя възможност за:

• Оперативно планиране на покупките;
• Оформяне на поръчки към доставчиците и контрол на изпълнението им;
• Изготвяне на платежен календар за разхода на парични средства.

В системата може да се съхранява всякаква информация за доставчиците, като автоматично се оповестява потребителя за предстоящите контакти с даден доставчик. Планираните събития могат да се разглеждат чрез Календар на потребителя, който дава информация за взаиморазчетите с доставчиците, за текущото състояние на сделките и за първичните документи. Също така има възможност да се съхранява и натрупва история на контактите с доставчиците. 

Системата позволява да се регистрират цените на всеки доставчик, при което доставните цени автоматично се обновяват при оформяне на документи за постъпване на стоки от съответния доставчик. На основата на тази информация може да се изготви справка Ценови анализ, чрез която да се сравнят цените на дадена стока, предоставяни от различните доставчици. 

За всеки доставчик могат да бъдат оформени неограничен брой договори и проведените с него операции могат да се разнесат по различните договори в зависимост от смисъла на конкретната операция. Например по един договор може да се отнесе доставката на стоки с отложено плащане, а по друг - доставката на стоки с плащане на момента. Това позволява да се видят не просто крайните резултати от сделките с даден доставчик, а да се следи и текущото състояние на всяка конкретна сделка. В договора може да се зададе контролирана сума на задлъжнялост към доставчика, като системата следи плащанията и поръчките към доставчика и при преминаване на зададената сума извежда съобщение, че организацията не може да закупи стоки от този доставчик, докато не погаси старите си задължения. За всеки доставчик може да се посочи срока на доставка и при изготвянето на планове за покупки автоматично се отчита зададения срока на доставка. 

Чрез данните от клиентските поръчки и плановете за продажби системата генерира общата потребност на организацията от стоки, която се визулизира чрез Календарния план на покупките. Ако съществуват неудовлетворени потребности те ще се визуализират с червен цвят в Календарния план на покупките. 

Планирането на доставките в системата може да се осъществява и чрез съхраняване на данни за предполагаеми обеми на покупките на база фактически данни от минали периоди. Също така системата предоставя възможност за съставяне план на покупките чрез отчитане на планираните и извършените продажби, на планираните и извършените доставки, на планираните и реализираните поръчки, както и чрез отчитане на стоки на склад към момента на съставяне на плана. Планираните и реално извършените доставки могат да се сравнят с Анализ на изпълнение на плана за покупките. 

Възможно е определянето на оптималното количество от дадена номенклатура в склада, чрез което във всеки един момент служителя, занимаващ се с доставките може да види какво количество е необходимо да се поръча. Чрез Анализа за установяване на необходимите доставки се визуализира потребността от поръчки за нови доставки към момента на изготвяне на анализа. 

За всяка Поръчка за доставка може да се указва предполагама дата на доставка и дата на заплащане на доставката, които влизат в справките за предстоящите покупки на организацията. Със справка Ведомост по поръчки към доставчици може да се проследи изпълнението на всички направени поръчки към конкретен доставчик, както и направените поръчки за дадена стока. Освен това при съзадаване на поръчка за доставка, в Календара на поребителя, който отговаря за съответната поръчка, автоматично ще се попълни информация за предстоящата доставка. 

Всички етапи на движението на поръчките и евентуалните им корекции се фиксират в системата със съответните документи. Служителите, занимаващи се с доставките,  могат във всеки един момент да получат пълна информация за хода на изпълнението на поръчките и да проследят историята на взаимоотношенията с доставчиците. 

Получаването на стоките в склада може да се регистрира в системата чрез оформяне на документи Приходен ордер на стоки и Постъпление на стоки. Когато материали са получени в склада без съпроводителни документи се оформя Приходен ордер на стоки, в който се указва само постъпилото количество стоки. В последствие на база приходния ордер се оформя документ Постъпление на стоки, в който се попълват цените на доставените стоки.

Системата поддържа редица справки свързани с управлението на доставките като: Планове за покупки, Анализ на изпълнение на плана на покупките, Анализ за установяване на необходимите покупки, Поръчки към доставчици, Ведомост по поръчки към доставчици, Анализ на причините за закриване на поръчки и спраква за направените за определен период Покупки.